1. Tiếp nhận hồ sơ công chứng:

 

Bước 1: Nộp hồ sơ công chứng

 

-  Người yêu cầu công chứng nộp hồ sơ trực tiếp tại trụ sở Văn phòng công chứng Đất Việt số :  8/1A Tô Ký - Xã Thới Tam Thôn - Hóc Môn - Tp.Hồ Chí Minh Thời gian nộp hồ sơ vào tất cả các ngày trong tuần (trừ chủ nhật, ngày nghỉ lễ theo qui định), cụ thể:

 

 Từ thứ 2 đến thứ 6:

+  Buổi sáng :  từ 7 giờ 30 phút đến 11 giờ 30 phút;

+  Buổi chiều : từ 13 giờ 30 phút đến 17 giờ 30 phút 

 

 Thứ 7 :

+ Buổi sáng : từ 7 giờ 30 phút đến 11 giờ 30 phút

+ Buổi chiều : Nghỉ

 

Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ công chứng

 

-  Công chứng viên trực tiếp nhận và kiểm tra các giấy tờ có trong hồ sơ của người có yêu cầu công chứng theo thứ tự;

 

-  Việc kiểm tra bao gồm kiểm tra giá trị pháp lý của các giấy tờ liên quan và kiểm tra cả hồ sơ có thuộc các trường hợp được phép giao dịch theo quy định của pháp luật hay không (theo thông tin số liệu lưu trữ, mạng nội bộ tại Văn Phòng công chứng và tham khảo mạng ngăn chặn của Sở tư pháp Tp.HCM)

 

-  Trường hợp hồ sơ công chứng chưa đầy đủ: Công chứng viên ghi phiếu hướng dẫn và yêu cầu bổ sung (phiếu hướng dẫn ghi cụ thể các giấy tờ cần bổ sung, ngày tháng năm hướng dẫn và họ tên Công chứng viên tiếp nhận hồ sơ).

 

-  Trường hợp hồ sơ  yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật thì thụ lý ghi vào sổ công chứng và công chứng viên cho tiến hành soạn thảo hợp đồng, giao dịch.

 

Bước 3: Kiểm tra, đối chiếu hồ sơ công chứng:

 

-  Đối với hợp đồng, giao dịch được soạn thảo sẵn:

 

+ Trong trường hợp có căn cứ cho rằng trong hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn đề chưa rõ, việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe dọa, cưỡng ép, có sự ghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng hoặc có sự ghi ngờ về đối tượng của hợp đồng, giao dịch là không có thật thì công chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định; trường hợp không làm rõ được thì có quyền từ chối công chứng;

 

+ Công chứng viên kiểm tra dự thảo hợp đồng, giao dịch nếu trong dự thảo hợp đồng, giao dịch  có điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, đối tượng của hợp đồng, giao dịch không phù hợp với thực tế thì công chứng viên chỉ rõ cho người yêu cầu công chứng để sửa chữa. Trường hợp người yêu cầu công chứng không đồng ý sửa chữa thì công chứng viên có quyền từ chối công chứng;

 

+ Công chứng viên đối chiếu bản chính với bản sao các giấy tờ lưu trong hồ sơ công chứng, công chứng viên và thư ký nghiệp vụ phải thể hiện việc đã đối chiếu bản chính ( đóng dấu đối chiếu bản chính, ghi họ tên người đối chiếu, ngày đối chiếu).

 

- Đối với hợp đồng, giao dịch đã được soạn thảo do công chứng viên soạn thảo theo đề nghị của người yêu cầu công chứng:

 

            + Trường hợp nội dung, ý định giao kết hợp đồng, giao dịch là xác thực, không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội thì công chứng viên soạn thảo hợp đồng, giao dịch.

 

2.Quy trình xử lý hồ sơ công chứng:

 

Sau khi hồ sơ công chứng đã hoàn tất các quy trình tiếp nhận nêu trên:

 

Bước 1:

 

- Công chứng viên cho người yêu cầu công chứng tự đọc lại dự thảo hợp đồng, giao dịch hoặc công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe. Trường hợp người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung trong dự thảo hợp đồng, giao dịch thì công chứng viên hướng dẫn người yêu cầu công chứng ký ( hoặc lăn tay, nếu thấy cần thiết) vào từng trang của hợp đồng, giao dịch trước mặt công chứng viên. Công chứng viên ghi lời chứng; ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch;

 

Bước 2:

 

- Công chứng viên chuyển lại toàn bộ hồ sơ công chứng cho thư ký nghiệp vụ; thư ký nghiệp vụ hướng dẫn và cùng người yêu cầu công chứng mang hồ sơ công chứng nộp hồ sơ tại Bộ phận Quầy thu ngân và Văn thư;

 

 Bước 3:

 

- Bộ phận quầy: tính toán,   hóa đơn, thu phí công chứng, thù lao công chứng và chi phí khác cho người yêu cầu công chứng theo quy định của Thông tư liên tịch số 08/2012/TTLT-BTC-BTP ngày 19/1/2012 của Liên bộ Bộ Tài chính- Bộ Tư Pháp về Hướng dẫn về mức thu , chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí công chứng, sau đó chuyển qua cho Văn thư ;

 

- Văn thư: tiếp nhận hồ sơ công chứng đã được công chứng viên ký, cho số công chứng, đóng dấu ( dấu của tổ chức hành nghề công chứng, dấu tên của công chứng viên và các loại dấu khác theo quy định) và hoàn trả lại toàn  hồ sơ cho người yêu cầu công chứng sau khi đã giữ lại 01 bộ hồ sơ công chứng gồm: Phiếu yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch, bản chính văn bản công chứng, bản sao các giấy tờ mà người yêu cầu công chứng đã nộp, các giấy tờ xác minh, giám định và các giấy  tờ liên quan khác chuyển ngay cho nhân viên lưu trữ để tiến hành lưu trữ hồ sơ theo quy định.

 

* Cách thức thực hiện:

 

+ Trực tiếp tại trụ sở tổ chức hành nghề công chứng.

+ Việc công chứng có thể được thực hiện ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng trong trường hợp người có yêu cầu công chứng là người già yếu không thể đi lại được, người đang bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng.

 

3. Thời gian giải quyết hồ sơ:

 

- Trường hợp bình thường: Giải quyết trong ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ hợp lệ.

- Trường hợp phức tạp: không quá 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được kết quả xác minh, giám định của cơ quan có thẩm quyền.

 

  4. Phí công chứng, thù lao công chứng, chi phí khác:

 

- Phí công chứng: Thu theo qui định tại Thông tư Liên tịch số  Thông tư liên tịch số 08/2012/TTLT-BTC-BTP ngày 19/01/2012 của Liên bộ Bộ Tài chính- Bộ Tư Pháp về Hướng dẫn về mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí công chứng;

 

- Thù lao công chứng: Do Văn phòng công chứng tự xác định trên cơ sở chất lượng, hiệu quả công việc mang lại cho khách hàng, được niêm yết công khai tại trụ sở Văn phòng công chứng;

 

- Chi phí khác: Do sự thỏa thuận giữa người yêu cầu công chứng và Văn phòng Công chứng khi người yêu cầu công chứng có yêu cầu công chứng ngoài trụ sở hoặc thực hiện các công việc khác theo thỏa thuận của hai bên.

 

5. Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai:

 

-  Phiếu yêu cần công chứng, hợp đồng giao dịch ( mẫu 01/PYC);

 

-  Các mẫu đơn, mẫu tờ khai được quy định tại Quyết định số: 123/2005 của của UBND TP. Hồ Chí Minh, ngày 15/7/2005 V/v ban hành 76 Biểu mẫu trong lĩnh vực công chứng, chứng thực;

 

-  Các mẫu đơn, mẫu tờ khai được quy định tại Quyết định số: 58/2004/QĐ- UB của UBND TP. Hồ Chí Minh, ngày 15/7/2005 về ban hành 71 Biểu mẫu về thủ tục hành chính trong lĩnh vực xây dựng đất đai nhà ở.

 

Và để tiết kiệm thời gian, công sức của Quý khách là các tổ chức, chúng tôi triển khai chương trình đăng ký chữ ký mẫu  (theo file đính kèm) tại văn phòng chúng tôi.

 

 Kính Chúc quý khách giao dịch thành công và hài lòng với dịch vụ của văn phòng chúng tôi.

 

Văn phòng Công Chứng Chợ Lớn cố gắng hoàn tất quy trình công chứng nêu trên cho quý khách trong khoảng thời gian từ 20 - 40phút /cho một hồ sơ ( trừ những hồ sơ phức tạp  )